E-Mail-Archivierung
Die Bedeutung von E-Mail Archivierung geht längst über die Entlastung der Mailserver hinaus. Denn in Deutschland schreibt die GDPdU* seit 2002 die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mail zwingend vor. Die technisch eigentlich nötigen Systeme sind jedoch für den Mittelstand unerschwinglich. Der E-Mail Archivierungsservice von antispameurope hingegen macht Compliance bezahlbar.
Die Anforderungen sind hoch
Konforme E-Mail Archivierung erfordert nachweislich unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeit – 6, 10 oder sogar 30 Jahre. Viele Unternehmen archivieren E-Mails auf Papier, im Mailserver, in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter oder über Backups. Dies dient zwar der Sicherung der Daten gegen Verlust, die geforderte Unveränderbarkeit ist aber nicht gegeben. Denn die meisten Mailserver erlauben die Veränderung von E-Mails – schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver des Unternehmens ist es deshalb mit der Revisionssicherheit vorbei. Zudem zeigt sich oft erst im Nachhinein, welche E-Mails zur Dokumentation relevant sind. Der einzelne Mitarbeiter kann diese Entscheidung nicht mit hinreichender Sicherheit treffen.
Auch die langen Aufbewahrungsfristen werden zum Problem. Scheinbar günstige Systeme sind meist gar nicht in Lage, Daten über die geforderte Zeit vorzuhalten. Die in größeren Unternehmen eingesetzten Archivierungssysteme sind dagegen kaum zu bezahlen.
antispameurope hat die Lösung: Bezahlbare E-Mail Archivierung für den Mittelstand
Der antispameurope E-Mail Archivierungsservice speichert 100% Ihrer ein- und ausgehenden E-Mails jeweils so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Die Archivierung interner E-Mails ist optional möglich. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren auf redundanten Systemen abgelegt. Der Service erfüllt die Compliance-Anforderungen z.B. nach GDPdU. Archivierte E-Mails lassen sich über das Webinterface oder das Outlook-Plugin suchen und auf Knopfdruck erneut zustellen.
antispameurope bietet mit dem Service die Datensicherheit großer Systeme zu bezahlbaren Preisen. Der Vorteil: Der interne Aufwand für Unternehmen ist, im Gegensatz zu aufwändigen internen Backup-Lösungen, gleich Null.
* GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, §257 IV HGB, §147 III AO (Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen etc.)